Cómo organizar un evento (Parte 2-4).

Parte 2 de 4: A dos semanas del evento.

1_Asegúrate de que todo vaya de acuerdo al plan. Fija la fecha, el lugar, el invitado de honor, el personal, el nombre del evento y el eslogan. ¿Hay algo que pueda salir mal?, ¿algún contratiempo de último minuto que pueda presentarse? En este punto, todo debe estar decidido.

2_Reúnete con tu equipo. Consigue la aprobación para tu presupuesto, programa, etc. de parte de los miembros del equipo, al igual que de los supervisores. Este es un buen momento para responder a todas las preguntas. ¿Todos saben lo que tienen que hacer?, ¿se sienten a gusto con todo lo acordado?

Una vez más, reúnete con tu equipo y voluntarios para resolver cualquier problema que pueda surgir. Este también es un buen momento para crear un plan de acción.
Asegúrate de que no haya ningún problema dentro del equipo. Mantente en contacto con todos los jefes de equipo al igual que con los miembros y voluntarios.

3_Delega responsabilidades a diferentes miembros y permite que una persona con experiencia coordine todas las actividades. Si se trata de un mega-evento, deja que diferentes personas coordinen diferentes actividades bajo la supervisión de un encargado. El jefe de equipo debe ser alguien en quien los miembros del mismo puedan confiar. Una buena idea sería tener a una o dos personas que se dediquen a conocer, saludar y promover el evento a medida que los asistentes entran y todo comienza. Básicamente, conforman el comité de recepción, animando y permitiendo que la gente sepa que están en buenas manos.

4_Asegúrate de actualizar el sitio web relacionado al evento. Probablemente lo hayas promocionado por Facebook y Twitter, pero también hay muchos otros sitios web que puedes usar para difundirlo. Eventbrite, Evite, y Meetup son tres de los sitios más importantes que puedes utilizar. Si no has oído de ellos, ¡investiga ahora mismo!

Y por supuesto, promociona tu evento mediante tu sitio web, blog o página de Facebook, si cuentas con alguna de ellas. Puedes enviar recordatorios, crear imágenes y vigilar las confirmaciones de asistencia al evento. Cuanto más activo seas, más personas te conocerán.

5_Consigue patrocinadores y otras fuentes de dinero de delegados. ¡Tendrás que hacer muchos gastos dentro de las próximas semanas y no querrás que todos ellos salgan de tu bolsillo! Reúne al menos parte del dinero para cubrir los gastos iniciales (como el lugar, el equipo y la comida). Algunas de estas personas, lugares o cosas podrían requerir un pago por adelantado, incluso antes de que comience la planificación del evento.

Asegúrate de tener un sistema para administrar los recibos, confirmaciones, facturas y documentación en general. Necesitarás guardar todo para poder sacar las cuentas luego, así que mientras más organizado seas desde el principio, mejor. Esto es especialmente útil si la empresa con la que trabajas hace alguna tontería.

6_Promociona el evento. Prepara folletos, publica anuncios, informa a los medios de comunicación, realiza llamadas telefónicas, envía mensajes a grupos en línea y visita a los participantes o patrocinadores potenciales. ¿De qué otra manera la gente se enterará de tu evento? Asegúrate de que la información que publicas sea completa, dejando al público con sólo unas cuantas preguntas. Después de todo, ¡es mejor si se quedan con la intriga!

Piensa en tu público objetivo. Si intentas llegar a personas de la tercera edad, no perderás tu tiempo enviándoles tu publicidad por Internet. Ve a lugares y emplea las herramientas usadas por ese determinado público. Haz que tu publicidad sea lo más accesible y normal posible.

7_Reúne los elementos necesarios para el evento. Estos pueden incluir medallas, juegos, recuerdos, premios o certificados. Hay una gran cantidad de pequeños accesorios que pueden pasar desapercibidos para el ojo inexperto, pero tú ya sabes cómo llenar cada rincón o grieta sobrante. Asimismo, no olvides las mesas, las sillas, el equipo de sonido, las señales, los manteles ¡y todas las cosas importantes!

Este es otro punto que debes tener en cuenta. No dejes de pensar hasta que hayas recordado cinco cosas que habías olvidado (incluyendo bolígrafos, un botiquín de primeros auxilios, baterías, hielo y extensiones de corriente). Querrás saber que, sin importar lo que ocurra, podrás solucionarlo.

 

8_Haz arreglos para todo. Adopta las disposiciones necesarias para las fotos y videos; para el transporte de los invitados; para la comida del personal de limpieza, etc. La lista podría seguir indefinidamente, ¡pero así nunca llegarás a terminar de organizar tu evento!

Realiza arreglos para la comida y la bebida. Este también es un buen momento para preparar las ubicaciones especiales, tales como las destinadas a personas discapacitadas. Verifica si los invitados son vegetarianos o tienen algún otro tipo especial de dieta.

Haz arreglos para las sillas, las mesas, el telón de fondo, los micrófonos, los altavoces, las computadores, los proyectores LCD, los podios, etc., todo lo que necesite instalarse en el lugar del evento.

 

9_Prepara una lista de contactos. Necesitarás los números de teléfono, direcciones y correos electrónicos de los miembros del equipo. Asimismo, realiza una lista similar para los invitados VIP y proveedores de cualquier bien o servicio. Si alguien no asiste o llega tarde, esta lista te permitirá saberlo.

Supongamos que los proveedores de comida no llegan a tiempo. ¿Qué haces? Sacas rápidamente tu lista y los llamas. ¿Pensaron que ibas a recoger 100 kg (200 lb) de carne de cerdo deshilachada? Bueno, no importa. Envías a alguien en un camión a que la recoja a la dirección señalada en dicha lista. Crisis evitada. ¡Y ahora ya sabes que nunca más debes volver a hacer una reservación con esos proveedores o que serás más explícito con tus indicaciones!

10_Visita el lugar del evento con tu equipo. Mira a tu alrededor y evalúa la zona de estacionamiento, los baños, las áreas verdes, la disposición del lugar y las diferentes entradas y salidas. Busca lugares cercanos donde se puedan sacar fotocopias, realizar llamadas telefónicas y comprar cualquier cosa en caso de emergencia. Básicamente, familiarízate con el terreno como si se tratase de la palma de tu mano.

Habla con el propietario del lugar. Esa persona debe conocer el terreno mejor que nadie. ¿Hay algún problema del que deberías estar enterado?, ¿alguna restricción de tiempo?, ¿las puertas se cierran a determinadas horas? Dios no lo quiera pero, ¿hay alguna inspección programada de las alarmas contra incendios?

Fuentes.


http://generationopportunity.org/guides/how-to-organize-a-local-event/#axzz2pTIAn4Mt
http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf

http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf

http://w3.unisa.edu.au/mdu/events/howto.asp

http://www.librarysupport.net/librarylovers/eventips.html

http://es.wikihow.com/organizar-un-evento

http://www.eventbrite.com

http://www.evite.com

http://www.meetup.com