Cómo organizar un evento (Consejos y Advertencias).

Consejos.

Factores a considerar al momento de elegir el lugar y negociar el precio:

• Capacidad del salón (número de invitados, sin incluir a los indecisos).
• Suministro de alimentos (si servirás comida).
• Horario (¿Cuántas horas estará disponible el lugar del evento?).
• Iluminación (en caso el evento se lleve a cabo en la noche).
• Aire acondicionado.
• Equipo técnico necesario (micrófono, altavoces, etc.).
• Muebles para la tarima (mesas, sillas, manteles).
• Música, si es que está permitida (para eventos informales).
• Energía de reserva.
• Acceso al evento, sin importar si el lugar se encuentra en el centro de la ciudad (sin importar si los invitados pueden llegar sin problemas).
• Salones especiales para los organizadores, para vestirse, etc.
• Costo total.

Factores a considerar al momento de decidir la fecha:

• Si el invitado de honor y los otros invitados VIP están disponibles en la(s) fecha(s) determinada(s).
• Lo que funcione mejor para tu público.

Tener personas que puedan estar a cargo en el día del evento:

• Coordinación general.
• Sala verde.
• Comida.
• Actividades en escena.
• Maestro de ceremonias.
• Computadora, proyector.
• Fotógrafo.
• Recepción.
• Gestión de multitudes y Relaciones públicas.
• Área de estacionamiento.
• Seguridad.
• Distribución de diversos artículos (regalos, certificados a las personas distinguidas y a los participantes).

Sonríe mucho. Sé cortés con todos, tanto dentro como fuera de tu equipo.

Cuando alguien te ofrezca su ayuda (incluyendo ayuda monetaria), responde de inmediato y agradécele con honestidad.

Antes del evento, designa a una persona o comité encargado de:

• Los patrocinadores.
• Los participantes locales.
• El invitado de honor, los oradores.
• Diseño, impresión y recolección de artículos y evaluación de los mismos.
• Premios, recuerdos, regalos, carteles, certificados.
• Transporte, proveedores de comida, arreglo del sitio del evento, decoraciones, telón, estacionamiento.
• Medios de comunicación, Relaciones públicas, marketing.

Las diferentes tareas de organización son similares a diversas funciones. El presupuesto y las cuentas corresponden a las finanzas; informar a los invitados y hacerlos participar en el evento corresponde al trabajo de Marketing; la gestión de equipos es tarea de Recursos Humanos; el transporte corresponde a la logística; en evento es como las operaciones; el tener buenas relaciones con los medios de comunicación y otros es similar a las relaciones públicas.

Determina qué cosas requieren la subcontratación de servicios externos y qué trabajos pueden ser realizados por miembros de tu equipo. La subcontratación depende del presupuesto, del tiempo, de la calidad, de la importancia del trabajo, etc.

Lista de documentos (entre otras cosas) que preparar.

• Presupuesto.
• El programa del evento (Horario de cada programa del evento).
• Invitaciones.
• Lista de invitados.
• Un plan de acción.
• Cronograma (calendario del término del trabajo).
• Materiales para la conferencia de prensa.
• Discurso.
• Lista de participantes.
• Notas comparativas (junto con el currículum vitae de los oradores).
• Agenda.
• Programa del evento minuto a minuto.
• Lista de contactos (números de teléfono celular de los organizadores).
• Lista de verificación del as cosas a llevar al evento.
• Lista de verificación del trabajo a realizar.
• Informe del evento (para los medios de comunicación y otros).

Sé puntual en todo tu trabajo. Si te retrasas, informa inmediatamente a la persona de la que dependes.

Toma la iniciativa, evalúa y encuentra algún trabajo pendiente que puedas hacer y complétalo.

La planificación es necesario. La panificación de las tareas (importantes) se lleva a cabo en las reuniones de equipo. Apégate a ellas.

Sin embargo, el planificar en grupos pequeños el “cómo hacer algo” y el “cómo debería hacerse” es igual de importante.

Si pides prestado algo, asume la responsabilidad y devuélvelo en el tiempo señalado.

Cuando haya un problema, no culpes a los demás; tampoco tomes toda la responsabilidad ni te estreses, por el contrario, trata de resolverlo.

No repitas los mismos errores.

No critiques a nadie, a menos que tengas una sugerencia o solución.

No delegues tu trabajo ni responsabilidades a otra persona.

La implementación adecuada de una idea es crucial. Planifica todo para que sea un éxito hasta el último momento.

Ve lento pero seguro. No te apresures durante la planificación del evento, ya que sólo te hará perder tiempo.

Mantén el buen humor y una actitud positiva con todo el mundo. Y no le ruegues a nadie

Sé responsable con tu trabajo.

Informa de manera voluntaria a la persona que te asignó la tarea, sin importar si lo hiciste bien o no. Hazlo en el tiempo señalado.

Anota todos los detalles importantes.

Sé muy alegre, especialmente cuando te encuentres en medio de la multitud.

No abandones el punto o puesto al que fuiste asignado.

Advertencias.

Prepárate para cualquier situación. Algunas veces, las cosas se salen fuera de control. Si eres parte de un equipo, no te enfades si alguien te grita (esa persona puede estar bajo mucho estrés). Si eres un coordinador, no te pongas tenso ni entres en pánico. Haz las cosas con calma. Trata de averiguar lo que sucederá y lo que puedes hacer para solucionarlo.

No entres en pánico ni te estreses. Una mente fría producirá mejores resultados en el momento adecuado.

Fuentes.

http://generationopportunity.org/guides/how-to-organize-a-local-event/#axzz2pTIAn4Mt

http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf

http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf

http://w3.unisa.edu.au/mdu/events/howto.asp

http://www.librarysupport.net/librarylovers/eventips.html

http://www.eventbrite.com

http://www.evite.com

http://www.meetup.com

http://es.wikihow.com/organizar-un-evento