Parte 4 de 4: El día del evento.
1_Llega temprano al lugar del evento junto con los miembros
de tu equipo y voluntarios. Verifica que todos estén presentes y que todo el
equipo electrónico funcione correctamente. ¿Alguna pregunta de último minuto?
Si hay tiempo, reparte unas bebidas, dales una charla para motivarlos ¡y tomen
un descanso! Se lo merecen, están bien preparados.
Asegúrate de que los organizadores utilicen un emblema
distintivo o algún otro elemento notorio para que los participantes puedan
solicitar su ayuda si es necesario. A veces los uniformes no son suficiente.
2_Instala todo. Tanto dentro como fuera del lugar del
evento. ¿Necesitas globos para colocar en el buzón?, ¿un cartel en la esquina?,
¿qué pondrás en las puertas y pasillos? Si tus invitados deben pasar por un
verdadero laberinto para llegar, entonces mientras más señales coloques, mejor.
Los carteles de bienvenida y otra información al frente del
lugar del evento serán de mucha utilidad. Querrás que los asistentes puedan ver
desde la calle el lugar del evento. ¡No hay dudas al respecto!
Coloca un punto de recepción y de registro. Cuando los
invitados se dirijan a la puerta, deberían ver exactamente lo que necesitan
hacer. De lo contrario, comenzarán a circular por los alrededores inseguros e
incómodos. ¿Recuerdas el comité de recepción mencionado anteriormente? Ten a
una persona en la entrada para que los reciba y resuelva sus dudas.
¡Pon algo de música! Puede eliminar toda situación
embarazosa que, de otra manera, podría quedarse en el ambiente.
3_Asegúrate de que las personas importantes sepan lo que
sucede. Si un orador se retrasa, es necesario informárselo. Si la comida está
tomando más tiempo de lo previsto, es necesario hacerles saber los cambios en
el programa. En muy raras ocasiones los eventos salen tal y como se planean, en
ese caso deja tus labores actuales y asegúrate de que los asistentes estén al
tanto de los cambios.
4_¡Toma fotos! Es posible que quieras tener algún recuerdo
del evento. Además, ver a alguien caminando por el lugar con una cámara en mano
puede entusiasmar a los invitados. No olvides los banners de los
patrocinadores, los tuyos, la entrada, la recepción, etc. ¡Quizás puedas
utilizarlos en el próximo evento!
De ser posible, haz que un amigo o un fotógrafo profesional
se encargue de esto. ¡Ya tienes suficientes cosas que hacer! Tendrás que
socializar y beber algunos tragos con tus invitados, así que permite que
alguien más se encargue de tomar las fotos.
5_Dales a tus invitados algo para llevarse. Probablemente
sembraste una idea en sus mentes y quieres que cuando se vayan, lo hagan
pensando en algo, preguntándose algo o queriendo tomar alguna medida. Así que
distribuye un folleto o algo que puedan llevarse a casa y que les brinde ideas
que puedan llevar a cabo después del evento.
Parte de esto podría ser el crear un foro para recibir
comentarios. Ofréceles una manera de analizar y dar sus opiniones acerca de las
mejoras que harían y lo que les gustaría ver la próxima vez. Y, por supuesto,
¡cómo les gustaría participar!
6_¡Limpia todo el lugar! Revisa el medidor de electricidad,
quita los carteles, las mesas, etc. querrás dejar el lugar tan limpio como lo
encontraste, especialmente si pagaste por él y quieres volver a usarlo en otra
ocasión; es posible que los dueños quieran cobrarte montos que hubieras podido
evitar dejando limpio el lugar. Reparte el trabajo entre los miembros de tu
equipo para que terminen lo más pronto y fácil posible.
Asegúrate de que los invitados no hayan olvidado nada
valioso. Si ese es el caso, coloca un punto de objetos perdidos.
Si has roto algo, cuéntaselo al propietario del inmueble. Es
mejor ser honesto y directo.
Encárgate de la basura lo mejor que puedas. El servicio de
mantenimiento se hará cargo del resto.
7_Encárgate de todas las tareas posteriores al evento.
Dependiendo de tu evento, puede que no tengas que hacer absolutamente nada o
que debas cumplir con una extensa lista de agradecimientos y facturas. Aquí te
damos algunas ideas para que puedas comenzar:
- Agradece a todos los miembros del equipo, especialmente a los patrocinadores y voluntarios. ¡No lo hubieras podido lograr sin ellos!
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- Finaliza y cancela las deudas. Debes hacerlo lo más pronto posible. Mientras menos cabos sueltos dejes, mejor.
-
- Realiza una fiesta de agradecimiento para aquellos que te ayudaron. Querrás que tu equipo se sienta apreciado y que los contribuyentes piensen que han hecho la diferencia en pro de una buena causa.
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- Distribuye recuerdos u otras publicaciones a las personas relevantes.
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- Envía los recibos a los patrocinadores y a otros contribuyentes.
-
- Publica las fotos en el sitio web de tu evento.
8_Ten una reunión para evaluar la manera de hacer un mejor
evento la próxima vez. Después de todo lo que se dijo e hizo, ¿qué habrías
hecho de otra manera?, ¿qué funcionó y qué no?, ¿organizarías un evento como
este de nuevo?, ¿qué has aprendido de la experiencia?
Si has recibido críticas, evalúalas. Y si tus invitados no
han comentado nada, ¡pregúntale a tu equipo! ¿Qué pensaron?, ¿al menos se
divirtieron?, es porque se ganaron la barra de granola y bolígrafo gratis, ¿no?
Fuentes.
http://generationopportunity.org/guides/how-to-organize-a-local-event/#axzz2pTIAn4Mt
http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf
http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf
http://w3.unisa.edu.au/mdu/events/howto.asp
http://www.librarysupport.net/librarylovers/eventips.html
http://www.eventbrite.com
http://www.evite.com
http://www.meetup.com
http://es.wikihow.com/organizar-un-evento
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