Parte 3 de 4: 24 horas antes del evento.
1_Mantén la calma. Sigue adelante. Es sumamente importante
mantener la cabeza fría y no dejarse dominar por el estrés. ¡Te has preparado
por meses! Todo saldrá bien. Mientras más calmado estés, más lo estará tu
equipo y mejor saldrá el evento. Además, ¡todo terminará muy pronto!
En serio, sigue adelante. Has tomado todas las precauciones
necesarias, has pensado en todos los problemas posibles y, si algo sale mal,
sabrás cómo manejarlo. Además, recuerda: nadie te culpará. Un invitado
escandaloso, la mala comida; la gente sabe que no puedes controlar todo. Así
que relájate, todo estará bien.
2_Realiza una última revisión con tu equipo. Asegúrate de
haberles comunicado a todos el lugar y la hora de llegada. Lo último que
querrías es que todo tu equipo te llame el mismo día del evento preguntándote
donde se encuentra la puerta trasera.
Aun cuando nadie te haga preguntas, haz lo posible por
evaluar el desempeño de tu equipo. ¿Todos parecen estar de acuerdo con su
puesto de trabajo?, ¿se llevan bien? Si no es así, conversa con ellos y ve si
puedes solucionar sus diferencias. Quizás alguno de ellos se encuentre más
cómodo en un puesto distinto o trabajando con otras personas.
3_Revisa todas las invitaciones y respuestas. Crea una lista
de los invitados en una hoja de cálculo y haz un recuento de las personas que
asistirán. Para la mayoría de eventos, la cantidad de personas que hace una
reservación no representa la cantidad que realmente asistirá. Podrías tener 50
personas que confirmasen su presencia, pero al final asisten 5 o 500. Así que,
si bien debes conocer la cantidad de reservaciones, ¡de igual manera debes
estar preparado para cualquiera de los dos casos!
Recuérdales la fecha del evento a los invitados VIP. Te
sorprenderías al saber cuánta gente dice “Oh, es verdad. Es mañana, ¿no?”.
Podrás evitar eso con una simple llamada telefónica o un mensaje de texto.
4_Ve al lugar del evento y comprueba que todo esté listo.
¿El salón está limpio y disponible?, ¿todos los equipos electrónicos están
instalados y operativos? ¿Puedes instalar algún equipo con anticipación, si es
necesario?, ¿el personal parece preparado?
Revisa si hay suficiente personal presente para encargarse
del evento. Siempre es mejor tener más de lo necesario. Quizás necesites a
alguien que esté listo para atender un recado de emergencia o que se encargue
de cuidar a un invitado o de solucionar un problema que no previste. O que
incluso se haga cargo de buscar el café.
5_Prepara kits para los participantes. Este kit podría
consistir de una botella de agua, un bocadillo, un pequeño cuaderno, un
bolígrafo, un folleto y cualquier información que pudieran necesitar. También
sería una buena idea incluir pequeños recuerdos. Este es un lindo detalle que
les indica a los asistentes de que este es un evento bien pensado y organizado.
¡Además los hace sentirse apreciados!
Puedes darle este kit a los invitados o a tu equipo, ¡o
incluso a ambos! ¿A quién no le gusta recibir una barra de granola y un
bolígrafo?
6_Haz una hoja de actividades. Esta es una lista de toda la
información necesaria clasificada en hora y/o salón. Prepara una agenda en la
que detalles minuto a minuto las actividades importantes. El formato dependerá
de ti. Sólo trata de mantener al mínimo la cantidad de información para que te
sea fácil de leer.
Si en verdad eres una persona organizada y diligente, podría
serte útil el hacer diferentes tipos de hojas de actividades. Los oradores
podrían necesitar una lista de las otras personas que hablarán, además del lugar
y el momento en que lo harán. Tu equipo también podría necesitar una lista de
los equipos técnicos, de los horarios y del protocolo de limpieza. Si tienes el
tiempo para hacerlas, podrían ser de gran utilidad.
7_Haz una lista de verificación para las cosas que se
llevarán al lugar del evento. ¿Qué tan terrible sería si llegas al evento y
todo está ahí, todo el mundo está ahí y te das cuenta de que lo único que falta
son las 1200 copas que olvidaste en casa? Qué decepción. Acabas de arruinarlo todo.
Es por ello que debes hacer una lista, revisarla dos veces ¡y llevar todo lo
que sea necesario!
Si las cosas se encuentran en distintos lugares, asigna una
persona a cada labor específica. De esa manera, el día del evento no pasarás 8
horas corriendo de un lado a otro para recolectar todo lo necesario y perdiendo
los papeles. Compartir la carga, aliviana el peso… o así es como dice el
refrán.
Fuentes.
http://generationopportunity.org/guides/how-to-organize-a-local-event/#axzz2pTIAn4Mt
http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf
http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf
http://w3.unisa.edu.au/mdu/events/howto.asp
http://www.librarysupport.net/librarylovers/eventips.html
http://www.eventbrite.com
http://www.evite.com
http://www.meetup.com
http://es.wikihow.com/organizar-un-evento
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