Cómo organizar un evento (Parte 3-4).

Parte 3 de 4: 24 horas antes del evento. 

1_Mantén la calma. Sigue adelante. Es sumamente importante mantener la cabeza fría y no dejarse dominar por el estrés. ¡Te has preparado por meses! Todo saldrá bien. Mientras más calmado estés, más lo estará tu equipo y mejor saldrá el evento. Además, ¡todo terminará muy pronto!

En serio, sigue adelante. Has tomado todas las precauciones necesarias, has pensado en todos los problemas posibles y, si algo sale mal, sabrás cómo manejarlo. Además, recuerda: nadie te culpará. Un invitado escandaloso, la mala comida; la gente sabe que no puedes controlar todo. Así que relájate, todo estará bien.

 

2_Realiza una última revisión con tu equipo. Asegúrate de haberles comunicado a todos el lugar y la hora de llegada. Lo último que querrías es que todo tu equipo te llame el mismo día del evento preguntándote donde se encuentra la puerta trasera.

Aun cuando nadie te haga preguntas, haz lo posible por evaluar el desempeño de tu equipo. ¿Todos parecen estar de acuerdo con su puesto de trabajo?, ¿se llevan bien? Si no es así, conversa con ellos y ve si puedes solucionar sus diferencias. Quizás alguno de ellos se encuentre más cómodo en un puesto distinto o trabajando con otras personas.

3_Revisa todas las invitaciones y respuestas. Crea una lista de los invitados en una hoja de cálculo y haz un recuento de las personas que asistirán. Para la mayoría de eventos, la cantidad de personas que hace una reservación no representa la cantidad que realmente asistirá. Podrías tener 50 personas que confirmasen su presencia, pero al final asisten 5 o 500. Así que, si bien debes conocer la cantidad de reservaciones, ¡de igual manera debes estar preparado para cualquiera de los dos casos!

Recuérdales la fecha del evento a los invitados VIP. Te sorprenderías al saber cuánta gente dice “Oh, es verdad. Es mañana, ¿no?”. Podrás evitar eso con una simple llamada telefónica o un mensaje de texto.

4_Ve al lugar del evento y comprueba que todo esté listo. ¿El salón está limpio y disponible?, ¿todos los equipos electrónicos están instalados y operativos? ¿Puedes instalar algún equipo con anticipación, si es necesario?, ¿el personal parece preparado?

Revisa si hay suficiente personal presente para encargarse del evento. Siempre es mejor tener más de lo necesario. Quizás necesites a alguien que esté listo para atender un recado de emergencia o que se encargue de cuidar a un invitado o de solucionar un problema que no previste. O que incluso se haga cargo de buscar el café.

5_Prepara kits para los participantes. Este kit podría consistir de una botella de agua, un bocadillo, un pequeño cuaderno, un bolígrafo, un folleto y cualquier información que pudieran necesitar. También sería una buena idea incluir pequeños recuerdos. Este es un lindo detalle que les indica a los asistentes de que este es un evento bien pensado y organizado. ¡Además los hace sentirse apreciados!

Puedes darle este kit a los invitados o a tu equipo, ¡o incluso a ambos! ¿A quién no le gusta recibir una barra de granola y un bolígrafo?

6_Haz una hoja de actividades. Esta es una lista de toda la información necesaria clasificada en hora y/o salón. Prepara una agenda en la que detalles minuto a minuto las actividades importantes. El formato dependerá de ti. Sólo trata de mantener al mínimo la cantidad de información para que te sea fácil de leer.

Si en verdad eres una persona organizada y diligente, podría serte útil el hacer diferentes tipos de hojas de actividades. Los oradores podrían necesitar una lista de las otras personas que hablarán, además del lugar y el momento en que lo harán. Tu equipo también podría necesitar una lista de los equipos técnicos, de los horarios y del protocolo de limpieza. Si tienes el tiempo para hacerlas, podrían ser de gran utilidad.

7_Haz una lista de verificación para las cosas que se llevarán al lugar del evento. ¿Qué tan terrible sería si llegas al evento y todo está ahí, todo el mundo está ahí y te das cuenta de que lo único que falta son las 1200 copas que olvidaste en casa? Qué decepción. Acabas de arruinarlo todo. Es por ello que debes hacer una lista, revisarla dos veces ¡y llevar todo lo que sea necesario!

Si las cosas se encuentran en distintos lugares, asigna una persona a cada labor específica. De esa manera, el día del evento no pasarás 8 horas corriendo de un lado a otro para recolectar todo lo necesario y perdiendo los papeles. Compartir la carga, aliviana el peso… o así es como dice el refrán.

Fuentes.

http://generationopportunity.org/guides/how-to-organize-a-local-event/#axzz2pTIAn4Mt

http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf

http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf

http://w3.unisa.edu.au/mdu/events/howto.asp

http://www.librarysupport.net/librarylovers/eventips.html

http://www.eventbrite.com

http://www.evite.com

http://www.meetup.com

http://es.wikihow.com/organizar-un-evento

 

Cómo organizar un evento (Parte 1-4).

Organizar un evento puede parecer una tarea increíblemente abrumadora. Y efectivamente puede serlo si no se cuenta con la organización y planificación necesaria. Bueno, en este artículo abordaremos precisamente eso, desde los meses de preparación previos hasta cómo mantener la calma el mismo día del evento.

Parte 1 de 4: Planificarlo con antelación.

1_Determina el objetivo del evento. Tener en mente una o dos frases te ayudará a llevar el evento en la dirección correcta. ¿Planeas realizarlo para educar a tu comunidad?, ¿para persuadir a potenciales contribuyentes con el fin de obtener fondos?, ¿para homenajear a una persona o grupo en específico? Limita tu objetivo lo más que puedas. Lo que sea que vayas a hacer (ya sea para educar, persuadir, homenajear, etc.), ¿por qué lo haces?
Piensa en ello como tu principal misión. Tu esquema para el éxito. Cuando sepas exactamente lo que quieres hacer, ¡te será más fácil llevarlo a cabo!

 

2_Establece metas. ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr? No se trata de la cantidad de personas que quieres que asistan, tampoco del hecho de que en verdad se llevará a cabo el evento; ¿qué quieres obtener de todo esto? ¿5 personas para que formen parte de tu organización?, ¿una recaudación de $ 1000?, ¿un cambio de mentalidad?, ¿que la gente se entusiasme?
Piensa en las tres cosas más importantes que te gustaría que ocurran como resultado de este evento y piensa en ellas haciéndose realidad. Quizás tu objetivo sea financiero, social y personal. ¡Depende de ti!

3_Reúne voluntarios. Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades. Ellos pueden ayudarte con diversas tareas tales como la preparación de programas y presupuestos, la creación de invitaciones y carteles, recepción de los invitados y con la limpieza al término del evento. En otras palabras, ellos pueden ayudarte a terminar el trabajo. Asimismo, si es posible, ¡consigue voluntarios de confianza!
Asegúrate de que los miembros de tu equipo y supervisores “estén al tanto” de tus planes. La colaboración puede facilitarte mucho el trabajo. Así que cuando les pidas ayuda, infórmales desde el principio todas tus expectativas con respecto a ellos y a su nivel de participación.
Si no te es posible encontrar voluntarios, ¡contrata a un equipo! Todo depende del tipo de evento que organices. El lugar donde lo realices podría proporcionarte un equipo de trabajo o puedes solicitar los servicios de una agencia de empleos externa.

 

4_Prepara un presupuesto. Debes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Si no realizas un presupuesto, terminarás con una gran cantidad de facturas sin pagar, una billetera vacía y sin tener idea de lo que sucedió. ¡Sé realista desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el día del evento!
Encuentra maneras de reducir los costos. ¿Puedes conseguir personal que trabaje gratis? ¿Consideraste conseguir un lugar más económico para tu evento (como la casa de un amigo)? Recuerda: una fiesta pequeña y sencilla que salga bien siempre será más impresionante que una ostentosa que termine siendo un fiasco.

5_Decide el lugar y la hora para tu evento. Esto es lo más importante al momento de organizar un evento. ¿Qué hora y qué lugar hará que la gente diga “Sí, ¡claro que asistiré!”? Deberá ser una hora en la que todos estén disponibles y un lugar al que todos puedan llegar. ¡Además tiene que ser algo que puedas reservar!
Revisa el calendario de tu comunidad y considera el tipo de público que invitarás. Si tu objetivo es invitar a un grupo de amas de casa, realizar el evento durante el día y en el vecindario es tu mejor opción (¿quizás con algún servicio de cuidado de niños incluido?). Por otro lado, si tu objetivo son estudiantes, realiza el evento de noche y en el centro de la ciudad. De ser posible, ve a donde tu público se encuentre.
Desde luego, algunos lugares requieren una reservación. Ponte en contacto lo más pronto posible con los responsables del lugar que piensas utilizar como locación para el evento. ¡Es posible que estén más ocupados que tú!

6_Piensa en la logística. La logística es necesaria para todo. ¿Cuál será tu sistema de estacionamiento?, ¿cuáles son las vías de acceso para los discapacitados?, ¿qué puedes hacer con las dimensiones del lugar?, ¿qué equipos necesitarás?, ¿qué elementos adicionales (agua potable para los oradores, distintivos, folletos) demandarán un gasto extra?, ¿cuántas personas se necesitan para hacer que el evento se lleve a cabo sin problemas?
Es importante sentarte por un minuto contigo mismo (y con tu equipo) y pensar en todos los aspectos del asunto. ¿Hay algún obstáculo que puedas anticipar y evitar?, ¿algún invitado especial que tengas que hospedar?, ¿algunas excepciones que debas hacer?

7_Piensa en el marketing y en la publicidad de tu evento. Mientras te encuentras en todo el proceso de organización, diseña un afiche. Este debe incluir una fecha tentativa, hora, lugar, invitado de honor, nombre y el tema o eslogan del evento. Dado que aún estás a tiempo para el evento, puedes tomarte tu tiempo para crear los afiches, ¡pero lo mejor es preparar una versión preliminar al principio para visualizar todo el conjunto de tu proyecto!
Piensa en otras maneras de dar a conocer tu evento. ¿Correos electrónicos?, ¿correo convencional?, quizás Facebook, Twitter u otras decenas de sitios web para eventos que existen (más sobre esto en los pasos posteriores). ¿Qué necesitas hacer previamente para atraer gente a tu evento y qué para mantener su atención durante el mismo?

8_Organízate. Es posible que justo ahora te sientas muy confundido, pero tranquilízate y abre Excel. Elabora una lista de las actividades que habrá en el evento. Crea algunas hojas de cálculo para organizar tus pensamientos. Podría parecer innecesario por ahora, pero en dos meses estarás sumamente agradecido contigo mismo por haberlo hecho con antelación.
Prepara un cronograma (con fechas límite) para cada actividad. Anota los nombres de todos y el lugar y momento en el que son requeridos. De esa manera, puedes organizarte y contestar cualquier duda futura.

Fuentes.


http://generationopportunity.org/guides/how-to-organize-a-local-event/#axzz2pTIAn4Mt
http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf

http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf

http://w3.unisa.edu.au/mdu/events/howto.asp

http://www.librarysupport.net/librarylovers/eventips.html

http://es.wikihow.com/organizar-un-evento

http://www.eventbrite.com

http://www.evite.com

http://www.meetup.com