Cómo organizar un evento (Parte 1-4).

Organizar un evento puede parecer una tarea increíblemente abrumadora. Y efectivamente puede serlo si no se cuenta con la organización y planificación necesaria. Bueno, en este artículo abordaremos precisamente eso, desde los meses de preparación previos hasta cómo mantener la calma el mismo día del evento.

Parte 1 de 4: Planificarlo con antelación.

1_Determina el objetivo del evento. Tener en mente una o dos frases te ayudará a llevar el evento en la dirección correcta. ¿Planeas realizarlo para educar a tu comunidad?, ¿para persuadir a potenciales contribuyentes con el fin de obtener fondos?, ¿para homenajear a una persona o grupo en específico? Limita tu objetivo lo más que puedas. Lo que sea que vayas a hacer (ya sea para educar, persuadir, homenajear, etc.), ¿por qué lo haces?
Piensa en ello como tu principal misión. Tu esquema para el éxito. Cuando sepas exactamente lo que quieres hacer, ¡te será más fácil llevarlo a cabo!

 

2_Establece metas. ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr? No se trata de la cantidad de personas que quieres que asistan, tampoco del hecho de que en verdad se llevará a cabo el evento; ¿qué quieres obtener de todo esto? ¿5 personas para que formen parte de tu organización?, ¿una recaudación de $ 1000?, ¿un cambio de mentalidad?, ¿que la gente se entusiasme?
Piensa en las tres cosas más importantes que te gustaría que ocurran como resultado de este evento y piensa en ellas haciéndose realidad. Quizás tu objetivo sea financiero, social y personal. ¡Depende de ti!

3_Reúne voluntarios. Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades. Ellos pueden ayudarte con diversas tareas tales como la preparación de programas y presupuestos, la creación de invitaciones y carteles, recepción de los invitados y con la limpieza al término del evento. En otras palabras, ellos pueden ayudarte a terminar el trabajo. Asimismo, si es posible, ¡consigue voluntarios de confianza!
Asegúrate de que los miembros de tu equipo y supervisores “estén al tanto” de tus planes. La colaboración puede facilitarte mucho el trabajo. Así que cuando les pidas ayuda, infórmales desde el principio todas tus expectativas con respecto a ellos y a su nivel de participación.
Si no te es posible encontrar voluntarios, ¡contrata a un equipo! Todo depende del tipo de evento que organices. El lugar donde lo realices podría proporcionarte un equipo de trabajo o puedes solicitar los servicios de una agencia de empleos externa.

 

4_Prepara un presupuesto. Debes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Si no realizas un presupuesto, terminarás con una gran cantidad de facturas sin pagar, una billetera vacía y sin tener idea de lo que sucedió. ¡Sé realista desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el día del evento!
Encuentra maneras de reducir los costos. ¿Puedes conseguir personal que trabaje gratis? ¿Consideraste conseguir un lugar más económico para tu evento (como la casa de un amigo)? Recuerda: una fiesta pequeña y sencilla que salga bien siempre será más impresionante que una ostentosa que termine siendo un fiasco.

5_Decide el lugar y la hora para tu evento. Esto es lo más importante al momento de organizar un evento. ¿Qué hora y qué lugar hará que la gente diga “Sí, ¡claro que asistiré!”? Deberá ser una hora en la que todos estén disponibles y un lugar al que todos puedan llegar. ¡Además tiene que ser algo que puedas reservar!
Revisa el calendario de tu comunidad y considera el tipo de público que invitarás. Si tu objetivo es invitar a un grupo de amas de casa, realizar el evento durante el día y en el vecindario es tu mejor opción (¿quizás con algún servicio de cuidado de niños incluido?). Por otro lado, si tu objetivo son estudiantes, realiza el evento de noche y en el centro de la ciudad. De ser posible, ve a donde tu público se encuentre.
Desde luego, algunos lugares requieren una reservación. Ponte en contacto lo más pronto posible con los responsables del lugar que piensas utilizar como locación para el evento. ¡Es posible que estén más ocupados que tú!

6_Piensa en la logística. La logística es necesaria para todo. ¿Cuál será tu sistema de estacionamiento?, ¿cuáles son las vías de acceso para los discapacitados?, ¿qué puedes hacer con las dimensiones del lugar?, ¿qué equipos necesitarás?, ¿qué elementos adicionales (agua potable para los oradores, distintivos, folletos) demandarán un gasto extra?, ¿cuántas personas se necesitan para hacer que el evento se lleve a cabo sin problemas?
Es importante sentarte por un minuto contigo mismo (y con tu equipo) y pensar en todos los aspectos del asunto. ¿Hay algún obstáculo que puedas anticipar y evitar?, ¿algún invitado especial que tengas que hospedar?, ¿algunas excepciones que debas hacer?

7_Piensa en el marketing y en la publicidad de tu evento. Mientras te encuentras en todo el proceso de organización, diseña un afiche. Este debe incluir una fecha tentativa, hora, lugar, invitado de honor, nombre y el tema o eslogan del evento. Dado que aún estás a tiempo para el evento, puedes tomarte tu tiempo para crear los afiches, ¡pero lo mejor es preparar una versión preliminar al principio para visualizar todo el conjunto de tu proyecto!
Piensa en otras maneras de dar a conocer tu evento. ¿Correos electrónicos?, ¿correo convencional?, quizás Facebook, Twitter u otras decenas de sitios web para eventos que existen (más sobre esto en los pasos posteriores). ¿Qué necesitas hacer previamente para atraer gente a tu evento y qué para mantener su atención durante el mismo?

8_Organízate. Es posible que justo ahora te sientas muy confundido, pero tranquilízate y abre Excel. Elabora una lista de las actividades que habrá en el evento. Crea algunas hojas de cálculo para organizar tus pensamientos. Podría parecer innecesario por ahora, pero en dos meses estarás sumamente agradecido contigo mismo por haberlo hecho con antelación.
Prepara un cronograma (con fechas límite) para cada actividad. Anota los nombres de todos y el lugar y momento en el que son requeridos. De esa manera, puedes organizarte y contestar cualquier duda futura.

Fuentes.


http://generationopportunity.org/guides/how-to-organize-a-local-event/#axzz2pTIAn4Mt
http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf

http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf

http://w3.unisa.edu.au/mdu/events/howto.asp

http://www.librarysupport.net/librarylovers/eventips.html

http://es.wikihow.com/organizar-un-evento

http://www.eventbrite.com

http://www.evite.com

http://www.meetup.com

Tips para escoger un salón de fiestas.

Toda estrella necesita un escenario donde presentarse, toda princesa necesita su castillo, todo cuento de hadas necesita su mundo de fantasías, es por ello que para tu celebración, necesitas un buen salón de fiestas, pero ¿cómo escogerlo?, atiende estos consejos que te ayudarán al hacer tu elección.

¿Qué buscas?.
El tiempo apremia así que ¡pon manos a la obra!, llegó la hora de decidir si quieres una fiesta al aire libre o en un espacio cerrado (considerando si es de día o de noche), e ir pensando la temática que quieres para tu fiesta, pues estos detalles son cruciales al momento de elegir un salón de fiestas.

Hasta un año antes.

Mientras más temprano mejor, ya que existen salones de fiestas que están apartados hasta con un año de antelación porque son los más solicitados por el espacio y los beneficios que ofrece, así que te recomendamos visitar éstos primeros y examinar cada detalle con tiempo, es mejor ser previsivo que quedarse sin el lugar perfecto donde realizar tu fiesta.

Busca en internet.

Muchos salones de fiestas, clubes y hoteles ofrecen fotos de sus espacios en internet o a través de redes sociales como Facebook, por lo que deberás iniciar por allí, ya que te ahorrarás tiempo y dinero, quizás no consigas el que te gusta pero investigar en internet te dará algunas ideas de qué es exactamente lo que quieres.

Pregunta de todo.
A la hora de escoger un salón de fiestas debes preguntar sobre: capacidad de invitados, qué ofrecen, ubicación, condiciones del lugar, si posee diferentes ambientes, fechas disponibles, precio, entre otras inquietudes.

No dejes nada a la suerte, debes preguntar todo lo que se te ocurra, como por ejemplo: cuántas horas cubre el costo del alquiler, precio de la hora extra, si cuentan con permisos para el expendio de licores, cuánto es el porcentaje para el anticipo, a partir de qué hora puedes hacer uso del salón para decorarlo y luego a qué hora puedes retirar tus cosas; si tienen meseros, entre otros. Saber todos esos detalles te ahorrará sorpresas desagradables y malos ratos.

Comida y bebida.
Entre los servicios con los que debes tener más cuidado se encuentra el de catering y la barra de bebidas. Es importante que investigues si el salón cuenta o no con estos servicios; en el caso de que no los tengan, pregunta si disponen de una barra y cocina espaciosa donde pueda trabajar el personal que vas a contratar. 

En caso de que cuenten con estos servicios;  no olvides solicitar que te hagan una pequeña degustación a fin de saber si te gusta o no.

Respecto a las bebidas debes asegurarte de hacer una selección de los tragos que vas a querer; si quieres complacer a la mayor parte de tus invitados podría generar un gasto mayor si la variedad es mucha. Pregunta el precio del descorche de cada botella y consulta si hay barra libre. Existen salones que hacen un recargo extra por el barman, mejor si todo queda claro de una vez.

Servicios que suman puntos.
Los productos que ofrece cada salón de fiestas son muy variados, puesto que algunos sólo se alquilan con mesas y sillas, mientras que otros te brindan hasta centros de mesa, escaleras para escenografías, set de fotos, entre otros.

Hay empresas que también aportan estacionamientos espaciosos, vigilancia, valet parking, entre otros servicios muy importantes que marcan la diferencia a la hora de escoger un salón de fiestas. No olvides consultar si estos tienen algún valor adicional.

Tips extras.
Si al momento de ir a visitar los salones de fiestas puedes ir acompañado de la persona que te va a ayudar o que contrataste para la decoración, sería maravilloso, ya que podrá hacerse una idea de dónde ubicar cada cosa que puedes colocar en tu fiesta.

Finalizada la selección, pide que se haga un contrato donde quede claro cada una de las condiciones a las que llegaste con la empresa. Lo que no quede allí asentado quedará a criterio de ellos, por eso es mejor dejar todo bien acordado para evitar sorpresas.

Fuente:
 http://www.fiestade15.com/ideas/tips_para_escoger_el_salon_de_fiestas.php

¿Qué hace un organizador de eventos?.

Muchas personas no saben en qué consiste el trabajo de un organizador de eventos. Por lo tanto no viene mal explicar de qué se trata.

Un organizador de eventos es quien planifica, organiza y coordina para no descuidar ni el más mínimo detalle de un evento. Se encarga de proponer y realizar el trabajo delegado por el cliente, lo salva de las eternas búsquedas y negociaciones con los proveedores. Lo ayuda en todos los preparativos, dejando que participe tanto como quiera o pueda. El día del evento procurará que todo funcione como un relojito, que cada detalle esté en su sitio. Dará tranquilidad al cliente en los meses previos al evento y hará que disfrute o transite ese día sin tener que pensar en nada más.

Contar con una empresa organizadora de eventos facilita las cosas, permite relajarse y disfrutar el proceso. Aun teniendo tiempo, uno se pregunta por dónde empezar. Hay mucho a tener en cuenta, como por ejemplo los proveedores que ofrecen un mismo servicio con diferentes calidades y precios. Sin la ayuda del organizador, el cliente tendría que manejar el timing del evento y especialmente su presupuesto.
Así, las ventajas de contratar a un idóneo en organización de eventos son: 

La información que maneja a diario, la experiencia ganada con cada evento que organiza, la cartera de proveedores de confianza con la que trabaja y su dedicación exclusiva. Con tantos detalles a considerar, su conocimiento del mercado hace que esta búsqueda le resulte más sencilla.

Otra tarea importante es optimizar el presupuesto que tiene el cliente. Al hacerlo diariamente, es mucho más fácil que un organizador de eventos tenga proveedores que ofrezcan precios exclusivos, con descuentos sustanciales que favorecerán el presupuesto final. Buscará proveedores que estén en el rango del presupuesto, ahorrando tiempo y dinero. Presentará diferentes opciones para cada elemento del evento, coordinará entrevistas con los proveedores para visitar los lugares elegidos, ir a degustaciones de catering, etc.

A esta altura estarás pensando que debe ser muy caro tener un organizador para tu evento. Pero no es así. Hay diferentes modalidades de servicios que se adaptan a cada necesidad y también a cada bolsillo. En nuestro caso, podemos ocuparnos de todo tu evento desde las invitaciones hasta los traslados, o de sólo una parte.

Como puedes ver, contratar a un organizador tiene muchos puntos positivos.
Para que tu evento sea un éxito y no desfallezcas en el intento, escríbenos sin compromiso. 

Fuente:

http://kusikay-producciones.blogspot.mx/2009/08/que-hace-un-organizador-de-eventos.html