Chipotle Productions.

lunes, 13 de febrero de 2017

Cómo organizar un evento (Parte 4-4).

Parte 4 de 4: El día del evento.

1_Llega temprano al lugar del evento junto con los miembros de tu equipo y voluntarios. Verifica que todos estén presentes y que todo el equipo electrónico funcione correctamente. ¿Alguna pregunta de último minuto? Si hay tiempo, reparte unas bebidas, dales una charla para motivarlos ¡y tomen un descanso! Se lo merecen, están bien preparados.

Asegúrate de que los organizadores utilicen un emblema distintivo o algún otro elemento notorio para que los participantes puedan solicitar su ayuda si es necesario. A veces los uniformes no son suficiente.

2_Instala todo. Tanto dentro como fuera del lugar del evento. ¿Necesitas globos para colocar en el buzón?, ¿un cartel en la esquina?, ¿qué pondrás en las puertas y pasillos? Si tus invitados deben pasar por un verdadero laberinto para llegar, entonces mientras más señales coloques, mejor.

Los carteles de bienvenida y otra información al frente del lugar del evento serán de mucha utilidad. Querrás que los asistentes puedan ver desde la calle el lugar del evento. ¡No hay dudas al respecto!

Coloca un punto de recepción y de registro. Cuando los invitados se dirijan a la puerta, deberían ver exactamente lo que necesitan hacer. De lo contrario, comenzarán a circular por los alrededores inseguros e incómodos. ¿Recuerdas el comité de recepción mencionado anteriormente? Ten a una persona en la entrada para que los reciba y resuelva sus dudas.

¡Pon algo de música! Puede eliminar toda situación embarazosa que, de otra manera, podría quedarse en el ambiente.

3_Asegúrate de que las personas importantes sepan lo que sucede. Si un orador se retrasa, es necesario informárselo. Si la comida está tomando más tiempo de lo previsto, es necesario hacerles saber los cambios en el programa. En muy raras ocasiones los eventos salen tal y como se planean, en ese caso deja tus labores actuales y asegúrate de que los asistentes estén al tanto de los cambios.

4_¡Toma fotos! Es posible que quieras tener algún recuerdo del evento. Además, ver a alguien caminando por el lugar con una cámara en mano puede entusiasmar a los invitados. No olvides los banners de los patrocinadores, los tuyos, la entrada, la recepción, etc. ¡Quizás puedas utilizarlos en el próximo evento!

De ser posible, haz que un amigo o un fotógrafo profesional se encargue de esto. ¡Ya tienes suficientes cosas que hacer! Tendrás que socializar y beber algunos tragos con tus invitados, así que permite que alguien más se encargue de tomar las fotos.

5_Dales a tus invitados algo para llevarse. Probablemente sembraste una idea en sus mentes y quieres que cuando se vayan, lo hagan pensando en algo, preguntándose algo o queriendo tomar alguna medida. Así que distribuye un folleto o algo que puedan llevarse a casa y que les brinde ideas que puedan llevar a cabo después del evento.

Parte de esto podría ser el crear un foro para recibir comentarios. Ofréceles una manera de analizar y dar sus opiniones acerca de las mejoras que harían y lo que les gustaría ver la próxima vez. Y, por supuesto, ¡cómo les gustaría participar!

6_¡Limpia todo el lugar! Revisa el medidor de electricidad, quita los carteles, las mesas, etc. querrás dejar el lugar tan limpio como lo encontraste, especialmente si pagaste por él y quieres volver a usarlo en otra ocasión; es posible que los dueños quieran cobrarte montos que hubieras podido evitar dejando limpio el lugar. Reparte el trabajo entre los miembros de tu equipo para que terminen lo más pronto y fácil posible.

Asegúrate de que los invitados no hayan olvidado nada valioso. Si ese es el caso, coloca un punto de objetos perdidos.

Si has roto algo, cuéntaselo al propietario del inmueble. Es mejor ser honesto y directo.

Encárgate de la basura lo mejor que puedas. El servicio de mantenimiento se hará cargo del resto.

7_Encárgate de todas las tareas posteriores al evento. Dependiendo de tu evento, puede que no tengas que hacer absolutamente nada o que debas cumplir con una extensa lista de agradecimientos y facturas. Aquí te damos algunas ideas para que puedas comenzar:

Agradece a todos los miembros del equipo, especialmente a los patrocinadores y voluntarios. ¡No lo hubieras podido lograr sin ellos!
Finaliza y cancela las deudas. Debes hacerlo lo más pronto posible. Mientras menos cabos sueltos dejes, mejor.
Realiza una fiesta de agradecimiento para aquellos que te ayudaron. Querrás que tu equipo se sienta apreciado y que los contribuyentes piensen que han hecho la diferencia en pro de una buena causa.
Distribuye recuerdos u otras publicaciones a las personas relevantes.
Envía los recibos a los patrocinadores y a otros contribuyentes.
Publica las fotos en el sitio web de tu evento.

8_Ten una reunión para evaluar la manera de hacer un mejor evento la próxima vez. Después de todo lo que se dijo e hizo, ¿qué habrías hecho de otra manera?, ¿qué funcionó y qué no?, ¿organizarías un evento como este de nuevo?, ¿qué has aprendido de la experiencia?

Si has recibido críticas, evalúalas. Y si tus invitados no han comentado nada, ¡pregúntale a tu equipo! ¿Qué pensaron?, ¿al menos se divirtieron?, es porque se ganaron la barra de granola y bolígrafo gratis, ¿no?

Fuentes.

http://generationopportunity.org/guides/how-to-organize-a-local-event/#axzz2pTIAn4Mt

http://c.ymcdn.com/sites/ica.site-ym.com/resource/resmgr/50th_Anniversary/Organizing_a_Successful_Even.pdf

http://w3.unisa.edu.au/mdu/events/howto.asp

http://www.librarysupport.net/librarylovers/eventips.html

http://www.eventbrite.com

http://www.evite.com

http://www.meetup.com

http://es.wikihow.com/organizar-un-evento

lunes, 6 de febrero de 2017

Cómo organizar un evento (Parte 3-4).

Parte 3 de 4: 24 horas antes del evento.

1_Mantén la calma. Sigue adelante. Es sumamente importante mantener la cabeza fría y no dejarse dominar por el estrés. ¡Te has preparado por meses! Todo saldrá bien. Mientras más calmado estés, más lo estará tu equipo y mejor saldrá el evento. Además, ¡todo terminará muy pronto!

En serio, sigue adelante. Has tomado todas las precauciones necesarias, has pensado en todos los problemas posibles y, si algo sale mal, sabrás cómo manejarlo. Además, recuerda: nadie te culpará. Un invitado escandaloso, la mala comida; la gente sabe que no puedes controlar todo. Así que relájate, todo estará bien.

2_Realiza una última revisión con tu equipo. Asegúrate de haberles comunicado a todos el lugar y la hora de llegada. Lo último que querrías es que todo tu equipo te llame el mismo día del evento preguntándote donde se encuentra la puerta trasera.

Aun cuando nadie te haga preguntas, haz lo posible por evaluar el desempeño de tu equipo. ¿Todos parecen estar de acuerdo con su puesto de trabajo?, ¿se llevan bien? Si no es así, conversa con ellos y ve si puedes solucionar sus diferencias. Quizás alguno de ellos se encuentre más cómodo en un puesto distinto o trabajando con otras personas.

3_Revisa todas las invitaciones y respuestas. Crea una lista de los invitados en una hoja de cálculo y haz un recuento de las personas que asistirán. Para la mayoría de eventos, la cantidad de personas que hace una reservación no representa la cantidad que realmente asistirá. Podrías tener 50 personas que confirmasen su presencia, pero al final asisten 5 o 500. Así que, si bien debes conocer la cantidad de reservaciones, ¡de igual manera debes estar preparado para cualquiera de los dos casos!

Recuérdales la fecha del evento a los invitados VIP. Te sorprenderías al saber cuánta gente dice “Oh, es verdad. Es mañana, ¿no?”. Podrás evitar eso con una simple llamada telefónica o un mensaje de texto.

4_Ve al lugar del evento y comprueba que todo esté listo. ¿El salón está limpio y disponible?, ¿todos los equipos electrónicos están instalados y operativos? ¿Puedes instalar algún equipo con anticipación, si es necesario?, ¿el personal parece preparado?

Revisa si hay suficiente personal presente para encargarse del evento. Siempre es mejor tener más de lo necesario. Quizás necesites a alguien que esté listo para atender un recado de emergencia o que se encargue de cuidar a un invitado o de solucionar un problema que no previste. O que incluso se haga cargo de buscar el café.

5_Prepara kits para los participantes. Este kit podría consistir de una botella de agua, un bocadillo, un pequeño cuaderno, un bolígrafo, un folleto y cualquier información que pudieran necesitar. También sería una buena idea incluir pequeños recuerdos. Este es un lindo detalle que les indica a los asistentes de que este es un evento bien pensado y organizado. ¡Además los hace sentirse apreciados!

Puedes darle este kit a los invitados o a tu equipo, ¡o incluso a ambos! ¿A quién no le gusta recibir una barra de granola y un bolígrafo?

6_Haz una hoja de actividades. Esta es una lista de toda la información necesaria clasificada en hora y/o salón. Prepara una agenda en la que detalles minuto a minuto las actividades importantes. El formato dependerá de ti. Sólo trata de mantener al mínimo la cantidad de información para que te sea fácil de leer.

Si en verdad eres una persona organizada y diligente, podría serte útil el hacer diferentes tipos de hojas de actividades. Los oradores podrían necesitar una lista de las otras personas que hablarán, además del lugar y el momento en que lo harán. Tu equipo también podría necesitar una lista de los equipos técnicos, de los horarios y del protocolo de limpieza. Si tienes el tiempo para hacerlas, podrían ser de gran utilidad.

7_Haz una lista de verificación para las cosas que se llevarán al lugar del evento. ¿Qué tan terrible sería si llegas al evento y todo está ahí, todo el mundo está ahí y te das cuenta de que lo único que falta son las 1200 copas que olvidaste en casa? Qué decepción. Acabas de arruinarlo todo. Es por ello que debes hacer una lista, revisarla dos veces ¡y llevar todo lo que sea necesario!

Si las cosas se encuentran en distintos lugares, asigna una persona a cada labor específica. De esa manera, el día del evento no pasarás 8 horas corriendo de un lado a otro para recolectar todo lo necesario y perdiendo los papeles. Compartir la carga, aliviana el peso… o así es como dice el refrán.